ПОРЯДОК И БЕЗОПАСНОСТЬ В ХРАНЕНИИ ИНФОРМАЦИИ О ДОКУМЕНТАХ И ДОГОВОРАХ.

В каком виде Вы храните данные по договорам и документам? Если Вы до сих пор ведёте бумажные архивы договоров или храните информацию в файлах (сканы, Excel, Word) в папках на компьютерах, то негативные стороны такого подхода: отсутствие конфиденциальности и организованности в хранении информации по документам и договорам.

Единственным способом, который отвечает современным критериям по безопасному хранению данных по документам и договорам, является использование специальной прикладной программы для ведения клиентской базы. Именно отдельная программа позволяет наиболее полно охватить весь спектр параметров, условий и данных, используемых в коммерческой деятельности. Более того применение отдельной программы позволяет организовать многопользовательский (сетевой) режим с разделением прав доступа.

Одной из таких программ является ПО «Документ Плюс». Данный программный продукт позволит Вам легко и доступно организовать безопасное хранение информации.

БЫСТРЫЙ ПОИСК ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ.

В работе с клиентами и продажами, часто возникает ситуация, когда необходимо оперативно найти информацию по документам (например: найти нужный телефон, документ, выписать счёт, узнать об оплате и т.д.).

Без использования специальной программы для ведения клиентской базы, для поиска нужной информации требуется перебирать различные файлы и папки на рабочем компьютере либо приходится искать информацию в бумажных архивах. Очевидно, данный способ не является самым быстрым и надёжным.

Программа «Документ Плюс» позволяет вести быстрый поиск информации по любым необходимым параметрам.

ОПЕРАТИВНОЕ ФОРМИРОВАНИЕ (ЗАПОЛНЕНИЕ И ПЕЧАТЬ) ДОКУМЕНТОВ (СЧЁТ, АКТ, ДОГОВОР И ДР.)

Продажи включают в себя формирование множества документов (счёт, товарная накладная, договор и т.д.). И количество таких документов может быть не один-два, а десятки в день.

Без использования специальной программы для ведения базы клиентов, для формирования документов (счёт-фактура, акт, договор и т.д.) сотрудникам требуется каждый раз по-новому заполнять шаблон документа в Excel или Word, а потом тратить время на поиск нужного файла в различных папках. Главными сложностями такого подхода являются:

• вероятность ошибки при вводе данных;
• излишние затраты времени на формирование документа;
• отсутствие единого архива документов с быстрым поиском.

Использование программы «Документ Плюс» позволит полностью избежать указанных выше сложностей при формировании (заполнении и печати) документов.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЕДИНОЙ КЛИЕНТСКОЙ БАЗЫ МЕЖДУ НЕСКОЛЬКИМИ СОТРУДНИКАМИ.

Зачастую в организациях работой с клиентами и продажами занимаются несколько менеджеров одновременно. Это требует оперативной координации и согласованности между сотрудниками.

Без использования специальной программы для ведения базы клиентов могут возникать следующие сложности:

1. Каждый сотрудник может работать по-своему: кто-то ведет учет в электронных таблицах (Word, Excel), кто-то – в записной книжке или ежедневнике, кто-то не ведет учет вообще, ориентируется исключительно на отчеты из 1С или на собственную память. Это усложняет быстрый поиск информации из-за отсутствия унификации в правилах хранения информации по клиентам;
2. Если один из сотрудников контактирует с каким-либо клиентом, то коллеги не узнают об этом оперативно. Информация о всех отношениях находится в разных хранилищах, в связи с чем её нельзя проконтролировать;
3. Отсутствие оперативного формирования отчётов по деятельности сотрудников.

Программа «Клиент Плюс» позволяет эффективно организовать одновременную работу нескольких специалистов по работе с клиентами и продажам с единой базой данных по клиентам в рамках локальной сети организации.

СОХРАНЕНИЕ ПОДРОБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КЛИЕНТАМ И АНАЛИЗ КЛИЕНТСКОЙ БАЗЫ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПАРАМЕТРАМ.

В настоящее время для развития бизнеса недостаточно сохранять только основные данные по клиентам (наименование, адрес, контакты, реквизиты). Полезным будет собирать и анализировать также дополнительную информацию, например: количество сотрудников в организации, откуда узнали о Вас, сфера деятельности, способ обращения (телефон, сайт, email) и т.д.

Расширенные (дополнительные) данные по клиентам - это жизненно важные для бизнеса ресурсы, которые позволяют строить сложные аналитические отчёты.

Анализ полных данных по клиентам на основании таких отчётов – одна из ключевых задач для руководителя. И лучше всего, если необходимый отчет можно получить в максимально короткие сроки.

Что если необходимая информация о клиентах и продажах разбросана по разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, разграничив по какому-то признаку, например, по географии или периоду времени. Если делать все это вручную, на такую работу может уйти полдня. Программа «Клиент Плюс» сделает все это буквально за секунды.

Вы можете сформировать любые произвольные отчёты по интересующим Вас параметрам.

ВЕДЕНИЕ ПРОСТОГО КАЛЕНДАРЯ НАПОМИНАНИЙ

Вам знакома ситуация, когда типичное рабочее место специалиста по продажам обклеено стикерами и записками с напоминаниями? Однако, если забытая задача грозит отказом от продажи, возникают сомнения в надёжности такого способа сохранения информации.

Без использования специального инструмента по контролю задач, связанного с программой для учёта клиентов, в организации возникают следующие сложности:

• Информация часто теряется;
• Если один из сотрудников отсутствует на рабочем месте, то другие не узнают о срочных задачах по клиентам;
• Руководитель не может увидеть все задачи, которые надо выполнить по каждому из клиентов;
• Сотрудники допускают ошибки в планировании своего рабочего времени.

Использование программы «Клиент Плюс» позволит полностью избежать указанных выше сложностей в контроле выполнения задач и работе с напомианиями.

Как мы обеспечиваем наши преимущества, которые не могут предоставить другие разработчики программ?

Наша компания работает по собственной уникальной модели, в основе которой мы заложили базовые принципы:

1. Мы разработчики собственной программы, которая изначально создавалась для руководителей и менеджеров по продажам и воплотила в себе их пожелания, в отличие от других программ, которые происходят из бухгалтерских программ или комплексных CRM-систем.

2. В процессе разработки были опрошены сотни пользователей программы (руководители и менеджеры по продажам). В результате обратной связи от пользователей была выработана особая и эффективная методика работы с клиентами, которая легла в основу программы «Клиент Плюс».

3. Мы работаем напрямую с пользователями без посредников. Это позволяет сделать программу доступной для любой организации, а также оперативно и компетентно поддерживать всех наших пользователей напрямую.

И самое главное: проработав на рынке разработки программного обеспечения без малого 10 лет, мы выработали особенный подход к клиенту, который можно описать тремя существительными: внимание, уважение, пунктуальность.