Программа «Документ Плюс» относится к кроссплатформенным веб-приложениям и позволяет работать пользователям  с компьютера (на любой операционной системе Windows, MacOS, Linux и т.п.),  подключенного к интернет. Т.е. пользователи программы могут в любом месте через Интернет ввести свой логин и пароль и получить удаленный доступ к данным и функционалу программы (в соответствии с правами доступа) и работать с коллегами с единой базой данных по документам и договорам. Описанная возможность является ключевым преимуществом в современном мире, когда доступ к рабочим данным может потребоваться в любой момент и в любом месте.

Из вышесказанного возникает ключевой вопрос: как обеспечить максимальную безопасность рабочих и персональных данных, не теряя преимуществ удаленной работы через Интернет с любого компьютера или планшета ?

Перед тем, как ответить на данный вопрос и описать варианты установки (инсталляции) программы «Документ Плюс», необходимо уделить внимание некоторым моментам, которые влияют на выбор программного решения, а также дать определение терминам, которые помогут разобраться в актуальных нюансах сферы современных программных приложений.

Существуют различные критерии для принятия решения, какой программный продукт выбрать для формирования реестров (архивов) документов и договоров.  К ключевым критериям можно отнести:

1. Цена программы (включена ли в стоимость лицензии поддержка или ее необходимо оплачивать отдельно).
2. Лицензионная политика (разовый платеж или лицензия на ограниченный срок с обязательной оплатой для продления лицензии).
3. Политика обновлений (обязательная покупка обновлений или по желанию пользователя).
4. Сложность интерфейса, требования к обязательному обучению.
5. Многопользовательский (сетевой) режим с возможностью работы по локальной сети и удаленно через Интернет.
6. Требования к операционным системам (Windows, MacOS или Linux), на которых будет работать программа. Например, программа работает только на одной операционной системе или программа относится к т.н. «кроссплатформенным приложениям» и работает на любой операционной системе.
7. Уровень безопасности базы  данных по документам, договорам и контрагентам (включая персональные данные).

Если первые четыре пункта, в большей степени, относятся к финансовым вопросам и предпочтениям пользователей по интерфейсам. То пункты 5, 6 и 7 относятся  к вопросам технологий и платформы, на которой базируется программное приложение.  

Отвлечемся на терминологию, которая будет далее встречаться в данной статье:

1. «Персональные данные» - это  сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.
2. «Веб приложение» - это программное обеспечение, которое запускается в веб-браузере. Компании могут обмениваться информацией и оказывать услуги удаленно. Веб-приложения не требуют от пользователей загрузки, что делает их легкодоступными и избавляет от необходимости в обслуживании конечных пользователей. Компании, использующие веб-приложения, могут добавлять пользователей по мере необходимости, без дополнительной инфраструктуры и дорогостоящего оборудования.
3. «Кроссплатформенность» - это способность программного обеспечения работать с несколькими аппаратными платформами или операционными системами. Типичным примером является программное обеспечение, предназначенное для работы в операционных системах MacOS и Windows одновременно.
4. «Удаленный доступ через Интернет» -  это подключение к приложениям или данным удаленно через интернет-соединение. Проще говоря, это функция, дающая пользователю возможность подсоединиться к любому компьютеру с другого устройства и работать с приложением или управлять всеми файлами, папками и программами на расстоянии точно так же, как если бы он работал за этим компьютером.
5. «Информационная безопасность» - это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке. Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации

Вернемся к ключевому вопросу, заданному вначале статьи: как обеспечить максимальную безопасность рабочих и персональных данных при работе в веб-приложении, не теряя преимуществ удаленной работы через Интернет с любого компьютера или планшета ?

Ответ простой: выбрать один из двух способов установки программы «Документ Плюс». Ниже описаны варианты инсталляции программы «Документ Плюс».

ПЕРВЫЙ ВАРИАНТ УСТАНОВКИ: СОБСТВЕННЫЙ ВЕБ-СЕРВЕР

Если организация в рамках своей ИТ инфраструктуры использует собственный веб-сервер, то разработчик программы «Документ Плюс» в рамках договора на передачу лицензии передает заказчику все рабочие файлы программы и базу данных. Таким образом, обеспечивается максимальная безопасность хранения рабочих и персональных данных в программе «Документ Плюс», так как она не требует связи с сервером разработчика и доступ к программе будет только у организации, разместившей ее на собственном веб-сервер. Разработчик программы передает все инструкции по настройке программы. Специалисту организации, ответственному за веб-сервер, не составит труда развернуть программу «Документ Плюс» на сервер и предоставить доступ сотрудникам.

ВТОРОЙ ВАРИАНТ УСТАНОВКИ: АРЕНДОВАННЫЙ ВЕБ-СЕРВЕР У ХОСТИНГ-ПРОВАЙДЕРА С ПОЛНЫМ КОНТРОЛЕМ ДОСТУПА СО СТОРОНЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММЫ

Если в организации отсутствует собственный Веб-сервер, то можно установить программу «Документ плюс» на любом Российском веб-хостинге, который соответствуют требованиям 152-ФЗ (закон, регулирующий обработку и использование персональных данных). Пользователь может выбрать хостинг-провайдера для аренды серверного пространства для своего веб-приложения, доступ к которому будет только у пользователя данной программы. Разработчик на первоначальном этапе внедрения может предоставить рекомендации по выбору хостинг провайдера и настроить программу (настройка занимает 1-2 часа). После чего все права доступа к программе и месту, в котором она размещена, передаются пользователю программы по договору.

Большинство организаций уже пользуются услугой веб-хостинга для размещения своих веб-сайтов или интернет-магазинов. Таким образом, в рамках уже используемого веб-хостинга, пользователь может установить программу «Документ Плюс» и предоставить доступ к ней своим сотрудникам.

Сертифицированный хостинг - провайдер (компания, которая оказывает услуги для размещения сайтов и веб-приложений на внешних серверах) полностью соответствует закону о персональных данных, начиная с уровня физической защиты дата-центров, сети и хранилищ данных, а также защиты физических серверов.

Цены на годовой тариф, для размещения сайта или веб-приложения у хостинг-провайдеров, начинаются от 4 - 5 тысяч рублей в год, что является не критичным с точки зрения стоимости владения программным продуктом. На стоимость годового тарифа влияет, какой объем дискового пространства необходим и какие требования к мощности сервера и т.п.. Для программы «Документ Плюс»  не требуется выполнение особых технических условий и ее можно установить на минимальном тарифе хостинг-провайдера. Ключевым фактором при выборе тарифа является, сколько дискового пространства необходимо выбрать, так как от этого будет зависеть общий объем хранимых файлов различного формата (Word, Excel, PDF, JPEG и т.п.) по документам и договорам.