РЕЕСТР ЗАЯВОК

Заявки можно разделить на два типа: 

1. Исходящие заявки. Когда организация предоставляет свои коммерческие предложения в качестве поставщика или исполнителя. При исходящих заявках организация является участника конкурса или тендера, открытого второй стороной в качестве заказчика.
2. Входящие заявки. В данном случае организация собирает коммерческие предложения в качестве покупателя или заказчика. Т.е. организация организует конкурс или тендер, либо самостоятельно ищет поставщиков по открытым источникам информации.

 В условиях рыночной экономики распространены конкурентные закупки или тендеры. Это удобный инструмент, выгодный обеим сторонам сделки – и поставщику, и заказчику. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным причинам. Наиболее распространённый мотив – выбор поставщика или подрядчика с предложением по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть анализ рынка посредством сбора предварительных заявок от различных контрагентов.

Условно торги можно разделить на две группы:

1. В первую входят ценовые закупки, например аукционы, когда выбирают по минимальной стоимости предложения.
2. Ко второй группе относятся конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев (помимо цены), установленных заказчиком. Это актуально для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление отдельных требований к участникам конкурса – то, чем тендер отличается от аукциона, у которого основным критерием выбора победителя является минимальная цена.

РЕЕСТР ДОГОВОРОВ

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит жестких требований к порядку учёта, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает сам, исходя из своей ситуации и потребности.

Регистрация договоров в организации может происходить в двух вариантах: 

1. Централизованный подход, при котором учетом договоров занимается выделенный сотрудник или группа специалистов, ответственных за договорной учет.
2. Децентрализованный подход означает, что учетом собственных договорных соглашений занимается отдел, который заключил данный договор и сопровождает его. 

В любой сфере деятельности организации возникает необходимость заключать договор, независимо от того, приобретаем или продаем товар (услугу). И на практике часто требуется формировать списки (реестры или отчеты) по договорам для различных целей. Например, руководители просят отчеты по договорам для финансового учета, бухгалтерии  — для сверки расчетов, оценки наличия оригиналов и т.д.  Для удобства учета договоров ведут специальный реестр или журнал.

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

СПРАВОЧНИК КОНТРАГЕНТОВ

Контрагент — это физическое или юридическое лицо (ИП), с которым вы заключили гражданско-правовой договор. Другими словами — поставщик (исполнитель) или покупатель (заказчик) товаров и услуг. Термин «контрагент» применяется, когда говорят об отношениях юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве сторон договора.

Правильный учет контрагентов позволяет организовать единый архив с подробной информацией, которая включает в себя реквизиты юридического лица или ИП, список сотрудников с контактами, информацию об отношениях с ним. Помимо юридического лица (ИП) справочник контрагентов может содержать информацию о физических лицах клиентах

или физ. лицах поставщиках. Преимуществом данного реестра контрагентов будет хранение информации о связанных договорах с ним и информации о текущем статусе платежей (задолженностей) по данному контрагенту.

Табличные формы учета контрагентов можно вести в таблицах Excel или применяя специальные программные решения, которые позволяют ускорить работу с контрагентами в рамках договорного учета. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов,  а также контролировать статус согласования договора с контрагентом и формировать аналитические отчеты по долгам и платежам от контрагентов.

РЕЕСТР ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Первичный документ предназначен для подтверждения определенного события при исполнении договора: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам и т.п.

При учете первичной документации необходимо, чтобы каждый бланк проходил регистрации внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации первичной документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Сделки в разных организациях существенно отличаются. Но существует строгий перечень первичной документации, обязательный для бухгалтерского учета:

•          Договор.

•          Счет на оплату.

•          Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.

•          Товарная накладная.

•          Акт выполненных работ или оказанных услуг.

•          Счет-фактура.

•          УПД (заменяет акт/накладную + счёт-фактуру).

Шаблоны первичной документации можно составлять самостоятельно или использовать унифицированные формы (ст. 9 № 402-ФЗ). Но юридическую силу будет иметь документ, содержащий указанные ниже реквизиты:

•          Название документа.

•          Дата создания.

•          Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.

•          Содержание документа или хозоперации.

•          Натуральные и денежные показатели.

•          Данные ответственных лиц.

•          Подписи сторон.

РЕЕСТР ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ И ПИСЕМ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)

В зависимости от назначения и содержания, внутренние документы можно условно распределить на следующие виды (категории):  

• Организационно-правовые. Предназначены для формирования правовой базы компании. К ним могут относится Устав, штатное расписание, регламент, должностные инструкции и т.п.

• Распорядительные. Необходимы для оформления управленческих решений, например в виде приказов по основной деятельности и личному составу.

• Информационно-справочные. К таким документам можно отнести служебные записки, заявления, протоколы и заключения. 

• Договоры и заявки.  Необходимы для формирования отношений между контрагентами (физическими или юридическими лицами).

• Служебные-бумаги по основной деятельности. Необходимы для регулирования текущей деятельности организации. К данным документам относятся лицензии, разрешения, допуски, свидетельства и уведомления. 

• Финансово-бухгалтерские. Необходимы для различных видов отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической, финансовой). 

• По трудовым отношениям. Данные документы регламентируют права и обязанности работников и работодателя. Это могут быть трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

• Личные. Формируются в индивидуальном порядке со стороны сотрудников. К таким документам можно отнести доверенности, расписки, резюме.

Обмен входящей и исходящей корреспонденцией — это способ взаимодействия между сторонами договора,  а также с дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами, участвующими в процессе исполнения договора.

Все входящие и исходящие документы необходимо регистрировать по двум номерам — сначала документ регистрирует организация-отправитель как исходящий, затем — организация-получатель как входящий.

К входящим или исходящим документам можно отнести:

• Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления
• Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
• Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
• Договоры и акты.
• Доверенности.
• Подтверждающие оплату документы.
• Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
• Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
• Все виды отчетности.
• Обращения организаций и граждан.

Порядок обработки корреспонденции устанавливается внутренней инструкцией или положением о документообороте в локальных нормативных актах организации. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима для сортировки наиболее важных документов и расстановки приоритетов для ознакомления с ними руководителей и исполнителей.

Эффективным способом учета корреспонденции является применение специальных программных решений. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для учета входящей и исходящей корреспонденции для применения в канцелярии или секретариате. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как минимум вносится регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об отправителе и исполнителе. Использование программных решений для учёта входящей и исходящей корреспонденции помогает осуществлять хранение и  контроль исполнения документов.