 Все современные организации ведут электронный архив. Как минимум, хранение сканированных копий бумажных документов и файлов в форматах Word и Excel на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню электронного архива. Ключевыми преимуществами хранения и обмена электронными копиями документов (вместо «движения» бумаги по сотрудникам и отделам) являются безопасность, а также быстрый поиск нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с рабочими документами и их исполнение.
Бумажный документооборот определяется тремя ключевыми процессами:
- Создание документа с определением ответственных лиц (согласователя или исполнителя).
- Передача (отправка) документа соответствующим сотрудникам для согласования или исполнения.
- Хранение оригинала документа.
Электронный документооборот также включает в себя три указанных выше этапа.
Определение электронного архива
В широком понимании, к электронному архиву можно отнести любое цифровое хранилище документации в цифровом виде. Но более корректным будет определение электронного архива как специальной системы для хранения документов с контролем движения (от создания «электронной карточки документа» и передачи ее на согласование и исполнение с последующим контролем и определением текущего статуса).
С каждым годом возможности электронных архивов и систем электронного документооборота будут расширяться в соответствии с законодательством. В настоящее время уже происходит процесс перевода в электронный формат кадровых отчетов ПФР, налоговой отчетности, транспортных и учетных документов (например, по НДС). В будущем будет создана законодательная база для возможности перехода на юридически значимый электронный формат для договорной, проектной и производственно-технической документации.
На первоначальном (базовом) уровне электронный архив помогает решить следующие проблемы «бумажного делопроизводства»:
- Потеря бумажных документов. Документ может потеряться еще до передачи в архив, а также при длительном хранении существуют риски ухудшения качества бумажного документа.
- Скорость поиска. Например, даже поиск одного документа трехлетней давности среди множества папок и бумаг является трудоемким процессом. Процесс усложняется если речь идет о документах по разным сотрудникам и офисам.
- Хранение бумажных документов. Количество документов существенно увеличивается с каждым годом деятельности организации. Возникает вопрос организации пространства для бумажных архивов.
- Совместная работа над документом. На практике с одним документом могут работать несколько сотрудников (согласователи или исполнители). Движение «бумажного документа» между сотрудниками существенно ниже, чем одновременный доступ к электронной копии.
- Контроль истории изменений документа. Зачастую приходится корректировать приказы и распоряжения руководителя. Контролировать историю изменений в электронном виде проще чем в бумажном виде.
- Формирование отчетов. Простой пример, как подготовить единый (консолидированный) отчет по множеству бумажных приказов за разные периоды ? Электронные реестры документов формируются за несколько секунд по необходимым условиям и фильтрам.
Как выбрать программу для электронного архива
При выборе специального программного обеспечения (приложения) для формирования электронного архива (реестра) документов рекомендуется учитывать следующие критерии:
- Сколько времени уходит на внесение сведений по документу в т.н. «электронную карточку документа».
- Как быстро можно осуществить поиск по общему реестру документов с учетом различных условий поиска.
- Интерфейс программы по уровню удобства работы.
- Положительным фактором будет отсутствие требования к специальному обучению для работы с программой.
- Уровень открытости программы. Преимуществом будет функция быстрой загрузки реестров документов из внешних файлов и таблиц в Excel. И наоборот, выгрузка сведений по документам из программы по внешние файлы и таблицы Excel.
- Возможность настроить (адаптировать) внешний вид программы под необходимые задачи.
- Немаловажный фактор: стоимость владения программой. Является ли лицензия бессрочной (разовый платеж) или потребуется ежегодная оплата продления лицензии или оплата технической поддержки программы.
Поэтапная организация электронного архива
Для эффективного внедрения электронного архива (в дополнение к бумажному делопроизводству) рекомендуется проанализировать следующие этапы:
1. Определение целей (назначение). Необходимо понять какие задачи будет решать система электронного архива. Например, к таким задачам могут относиться:
- Резервное хранение электронных копий бумажных документов (включая внутренние документы и деловую корреспонденцию – входящие и исходящие письма) с быстрым поиском.
- Контроль согласования документов, приказов и распоряжений или заявок.
- Контроль исполнения документов, приказов, распоряжений или заявок.
- Формирование различных отчетов (реестров и журналов) по определенным условиям и фильтрам.
2. Определение ответственных лиц (с разделением прав доступа) для работы с системой. К пользователям можно отнести:
- Руководство.
- Секретариат или канцелярия.
- Согласователи и исполнители.
3. Описание «электронной карточки документа» в соответствии со спецификой деятельности организации:
- Каким образом классифицировать (распределить) типы документов (например, внутренние или внешние и т.п.).
- Какие сведения (признаки и атрибуты) по документам придется необходимо хранить.
- Какие ключевые показатели (статусы и даты) необходимо отслеживать.
- Какие файлы хранить в «электронной карточке документа». Например, это может быть скан приказа от руководителя, а также прочие связанные документы (Word,Excel,JPG и прочие форматы). Или хранить сканы первичных документов (актов, договоров и т.п.), полученных (или отправленных) как корреспонденция.
Любой руководитель организации заинтересован в применение специальной программы для автоматизации и облегчения работы с документами. На данный момент времени программа для формирования реестра документов дополняет бумажное делопроизводство. Основной целью такой программы является построение эффективного документооборота и ускорение поиска документов по заданным критериям.
| 
