В любой компании есть сотрудники, помогающие руководителю взаимодействовать не только с клиентами и партнерами, но и общаться с коллективом. Например, доводить до сотрудников новости по организации, знакомить коллег с распоряжениями и приказами, организовывать планерки и информировать работников о прочей важной информацией. К помощникам руководителей, можно отнести специалистов секретариата и канцелярии, делопроизводителей и других сотрудники приемной. Специалисты отдела кадров также участвуют в информировании работников о кадровых приказах руководства.

Указанные выше специалисты, в рамках своей работы являются ключевыми участниками т.н. «системы информирования сотрудников». 

Можно выделить пять основных задач системы информирования:

1. Формирование стандартов и способов передачи информации от руководства до сотрудника.
2. Стабильное обеспечение коллектива информацией, с целью ускорения рабочих (производственных) процессов.
3. Оперативное внедрение (анонсирование) о ключевых изменениях. Открытое донесение подобной информации позволит укрепить чувство причастности, тем самым повысить лояльность сотрудников.
4. Повышение лояльности сотрудников за счет оперативного информирования о ключевых изменениях.
5. Укрепление трудовой дисциплины. Так как один из стандартов системы информирования должен содержать регламент по сроку исполнения поставленной задачи (распоряжения, приказа).

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

Информацию можно распределить по следующим критериям:

1.  По формату представления информации:
- Текстовая
- Числовая
- Графическая
- Звуковая

2. По назначению (в соответствии с целевой аудиторией):
- Общественная или массовая. Например, целевой аудиторией такой информацией может являться весь коллектив организации, или определенное подразделение (отдел).

- Специализированная. Данная информация предназначена определенной профессиональной группе сотрудников (ответственных лиц), и включает профессиональное содержание и термины  в зависимости от тематики (например, чертежи, спецификации, технологические сведения и т.п.).

- Личная. Данная информация может содержать персональные данные сотрудника и прочие сведения (увлечения, характеристика и т.п.). Например, получателями данной информации могут быть отдел кадров и служба безопасности,  а также определенные государственные учреждения и ведомства.

Любая информация обладает определенными  свойствами. Ниже описаны пять свойств информации:

1. Достоверность. Не достоверную информацию сотрудники могут истолковать некорректно, что может привести к нарушению рабочих процессов. Так что если принято решение донести до сотрудников определенную информацию, лучше преподнести ее достоверно.
2. Актуальность. Данное свойство определяет жизненный цикл информации. Например, в распоряжении руководителя обычно указывают срок исполнения (дату начала и дату завершения поставленной задачи)
3. Полезность. В рамках системы информирования коллектива, рекомендуется расставить приоритетность (важность) по рассылаемой информации в зависимости от целевой аудитории. В зависимости от выставленных приоритетов производится последовательность рассылок (информирование) сотрудников.
4. Полнота. Не полная информация усложняет принимающей стороне исполнение поставленной задачи (например,  в случае внутреннего распоряжения).  Это вызовет лишние вопросы с уточнением и тем самым, нарушит сроки исполнения.
5. Конфиденциальность. Основные виды конфиденциальной информации:
   1. Персональные данные.
   2. Коммерческая тайна.
   3. Профессиональная тайна. 
   4. Служебная тайна.
   5. Государственная тайна. 

ПОСТРОЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Эффективная внутренняя система информирования, в зависимости от вида информации и ее свойств (описанных выше), должна включать прохождение следующих этапов:

1. Определение содержания передаваемой информации.
2. Определение ответственных лиц (сотрудников), получателей рассылаемой информации. Например, это может быть информирование сотрудника о назначении его согласователем или исполнителем документа. А также уведомление сотрудника о прочем событии.
3. Определение периодичности информирования (например, сколько дней рассылать уведомление).
4. Определение отправителя информации. Например, уведомление о новом кадровом приказе должно идти или от имени руководителя организации или от кадровой службы.
5. Выбор канала (способа) информирования. Например, применение программного решения рассылающего информацию о новых документах и задачах. Или устное озвучивание на планерке с передачей бумажной копии документа ответственному сотруднику. Возможен также «комбинированный» способ, когда информирование происходит по всем возможным каналам (рассылки уведомлений по электронной почте и устное общение с передачей оригинала документа).
6. Получение обратной связи от получателя информации (уведомления о документе и т.п.) в сторону инициатора. Желательно чтобы обратная связь включала как информацию о получении документа (распоряжения), так и статусе при завершении исполнения или прочей поставленной задачи.

Конечно, на практике не существует идеальной системы информирования сотрудников. Но рекомендуется стремиться к построению эффективной модели взаимодействия с работниками. В этом помогут выработанные правила и регламенты, а также внедрение программного решения для автоматизации делопроизводства с функцией рассылки уведомлений по емейл о документах и задачах, с возможностью отслеживания статусов по согласованию и исполнению.

ИНФОРМИРОВАНИЕ СОТРУДНИКОВ: О ЧЕМ УВЕДОМЛЯТЬ

Существует множество видов информации (рабочих сведений), о которой необходимо уведомлять сотрудников организации. К такой информации относится:

1. Документационное обеспечение.
   • Внутренние распорядительные документы (приказы и распоряжения).
   • Внешние документы (корреспонденция / входящие и исходящие письма).
2. Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы (инструкции и регламенты).
3. Кадровая информация (кадровые приказы, изменения в составе руководителей и т.п.).
4. Профессиональная информация (изменения в законах, сведения о положении дел в отрасли и т.п.).
5. Обучение (информация о повышении квалификации, тренингах и курсах, аттестации и т.п.).
6. Внутренние мероприятия (праздники и прочие коллективные собрания).
7. Достижения организации (рост продаж, выпуск новой продукции, выход на новые рынки и т.п.).

СПОСОБЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Любая информация внутри организации имеет свою ценность (важность) и свою целевую аудиторию, кому она предназначена. В зависимости от этого определяются периодичность и способ информирования и сбора обратной связи о получении информации сотрудником-получателем с отслеживанием статуса исполнения (если сотрудника уведомили о приказе или распоряжении). Сотрудник приемной (секретариата или канцелярии) для осуществления информирования должен применять различные способы для уведомления сотрудников об определенном событии или новом документе.

Рассмотрим подробнее каналы (решения) для внутренней системы уведомлений:

1. Специализированное программное решение (или внутренний портал организации). Это может быть программа для формирования единого реестра документов (внутренних, корреспонденции и договоров) с удобным справочником сотрудников по организации. Система должна включать функцию назначения согласователей и исполнителей (получателей) документов и задач с рассылкой уведомлений на электронную почту сотрудников о назначении их ответственным лицом по документу или задаче. Учитывая, что организация может иметь филиальную структуру или сотрудники могут работать вне офиса удаленно, то данное программное решение должно позволять работать с любого компьютера в интернете (конечно, с учетом безопасного уровня доступа через логин  и пароль и с распределением прав доступа).Такую систему можно назвать «корпоративным порталом», через который могут взаимодействовать сотрудник и отделы посредством обмена документами, задачами и заявками.
Программа "Документ Плюс" относится к программным решениям,  с помощью которого можно формировать удобные реестры документов по организации, а также построить эфективную систему внутреннего информирования сотрудников (корпоративный портал).

2. Корпоративный журнал в виде печатного издания.В таком журнале можно размещать:

1. 1. информация о перспективах развития;
   2. интервью;
   3. информацию о достижениях организации;
   4. прочую позитивную корпоративную информацию.

3. Доска объявлений. Как бы не звучало это архаично, но данный способ также относится к актуальным способам коммуникаций с коллективом. Особенно это актуально на производстве, когда в силу специфики, не все работники имеют доступ к единому программному решению для движения документов и информирования. Например, это могут быть некоторые специалисты в производственных цехах, а также заводских и складских помещениях.
Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера.