Каждый руководитель или специалист, постоянно работающий с документами, на практике применяет собственный уникальный опыт работы. Но даже опытный сотрудник периодически задается вопросом «как улучшить работу с документами?». Для ответа на вопрос, рекомендуется проанализировать существующие правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы при работе с документами, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение. 

Программа «Документ Плюс» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы по учету внутренних документов, писем и договоров, программа также формирует удобный справочник контрагентов. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и различным отделам, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Каждая организация имеет собственные приоритетные задачи делопроизводства. Можно выработать собственные сценарии применения программы «Документ Плюс» исходя из специфики работы с документами, договорами и контрагентами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 4-х вариантов применения программы:

• Базовый сценарий применения;
• Комплексный сценарий применения;
• Максимальный сценарий применения;
• Индивидуальный (персональный) сценарий применения.

Указанная выше классификация условна и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по внутрениим документам (распоряжениям, приказам), договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке документа» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.
К таким файлам могут относиться приказы, договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Документ Плюс», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по документам, договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Построение полезных отчетов (таблиц) по документам и договорам займет несколько секунд в программе «Документ Плюс». А если речь идет о хранение файлов по документам и контрагентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
• Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Документ Плюс» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив "карточек договоров" образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по документам, договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль согласования и исполнения по документами и договорам, включая учет графиков платежей и ведение реестров первичных документов по договорам (счет, договор, акт и т.п.).
Программа «Документ Плюс» включает в себя контроль согласования и исполнения,  с назначаением ответственных сотрудников и сроков (даты).

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

• Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
• Контрагенты (стороны договора)
• Контроль графика платежей
• Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
• Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
• Хранение прочих дополнительных сведений

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Документооборот является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с документами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет учет.

В современных реалиях, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по документам, договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

• Согласование договоров;
• Учет дополнительных соглашений;
• Учет спецификаций;
• Учет субподрядов;
• Учет этапов работ;
• Учет претензий и судебных дел;
• Контроль затрат;
• Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
• Быстрое формирование отчетов за определенный период;
• Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ (ПЕРСОНАЛЬНЫЙ) СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Помимо указанных выше вариантов применения программы "Документ Плюс", на практике существует множество других задач, которые требуется автоматизировать.
Приведем несколько примеров:
1. Работа с заказчиками и поставщиками через онлайн-систему личных кабинетов. Это позволяет Вашим партнерам (контрагентам) создавать свои "личные кабинеты" (например на сайте Вашей организации) и загружать документы  и отслеживать статус согласования и исполнения.
2. Администрация любого торгово-развлекательного центра (молла) или бизнес-центра взаимодействует со своими арендаторами через систему согласованных заявок (на вынос товаров и оборудования, на пропуск сотрудников, ремонтные работы и т.п.). Внедрение автоматизированной онлайн системы позволит существенно ускорить процесс согласования заявок с администрацией молла или бизнес-центра.
3. Во многих организациях применяется контроль исполнения поручений. Если автоматизировать создание поручений и отслеживание их исполнения, то это позволит повысить оперативность управления в организации.
4. В любой организации важно выстроить эффективную систему информирования сотрудников. Автоматизация рассылки информационных писем сотрудникам, позволит проще управлять организацией. Оперативное доведение рабочей информации до сотрудников улучшит и облегчит взаимодействие между подразделениями. 

На основе программы "Документ Плюс" можно автоматизировать различные задачи как для работы внутри организации, так и для взаимодействия со своими партнерами и клиентами.

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Документ Плюс» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с документами, договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения. 

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.