Программа добавлена в заказ
Для отправки заявки перейдите в раздел ЗАКАЗ
 
Спасибо!
За Вашим электронным адресом закреплена скидка 10%.
 
print Распечатать


 
Четыре варианта применения программы "Документ Плюс"


Каждый руководитель или специалист, постоянно работающий с документами, на практике применяет собственный уникальный опыт работы. Но даже опытный сотрудник периодически задается вопросом «как улучшить работу с документами?». Для ответа на вопрос, рекомендуется проанализировать существующие правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы при работе с документами, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение. 


Программа «Документ Плюс» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы по учету внутренних документов, писем и договоров, программа также формирует удобный справочник контрагентов. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и различным отделам, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Каждая организация имеет собственные приоритетные задачи делопроизводства. Можно выработать собственные сценарии применения программы «Документ Плюс» исходя из специфики работы с документами, договорами и контрагентами. 
Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 4-х вариантов применения программы:

  • Базовый сценарий применения;
  • Комплексный сценарий применения;
  • Максимальный сценарий применения;
  • Индивидуальный (персональный) сценарий применения.


Указанная выше классификация условна и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.


БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по внутрениим документам (распоряжениям, приказам), договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке документа» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.
К таким файлам могут относиться приказы, договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Документ Плюс», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

  • Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
  • Быстрый поиск нужной информации по документам, договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
  • Построение полезных отчетов (таблиц) по документам и договорам займет несколько секунд в программе «Документ Плюс». А если речь идет о хранение файлов по документам и контрагентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
  • Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Документ Плюс» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив "карточек договоров" образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.



КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по документам, договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль согласования и исполнения по документами и договорам, включая учет графиков платежей и ведение реестров первичных документов по договорам (счет, договор, акт и т.п.).
Программа «Документ Плюс» включает в себя контроль согласования и исполнения,  с назначаением ответственных сотрудников и сроков (даты).

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

  • Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
  • Контрагенты (стороны договора)
  • Контроль графика платежей
  • Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
  • Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
  • Хранение прочих дополнительных сведений



МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Документооборот является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с документами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет учет.

В современных реалиях, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по документам, договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

  • Согласование договоров;
  • Учет дополнительных соглашений;
  • Учет спецификаций;
  • Учет субподрядов;
  • Учет этапов работ;
  • Учет претензий и судебных дел;
  • Контроль затрат;
  • Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
  • Быстрое формирование отчетов за определенный период;
  • Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте.
Программа "Документ Плюс" содержит полный функционал для решения описанных выше задач.


ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ (ПЕРСОНАЛЬНЫЙ) СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Помимо указанных выше вариантов применения программы "Документ Плюс", на практике существует множество других задач, которые требуется автоматизировать.
Приведем несколько примеров:
1. Работа с заказчиками и поставщиками через онлайн-систему личных кабинетов. Это позволяет Вашим партнерам (контрагентам) создавать свои "личные кабинеты" (например на сайте Вашей организации) и загружать документы  и отслеживать статус согласования и исполнения.
2. Администрация любого торгово-развлекательного центра (молла) или бизнес-центра взаимодействует со своими арендаторами через систему согласованных заявок (на вынос товаров и оборудования, на пропуск сотрудников, ремонтные работы и т.п.). Внедрение автоматизированной онлайн системы позволит существенно ускорить процесс согласования заявок с администрацией молла или бизнес-центра.
3. Во многих организациях применяется контроль исполнения поручений. Если автоматизировать создание поручений и отслеживание их исполнения, то это позволит повысить оперативность управления в организации.
4. В любой организации важно выстроить эффективную систему информирования сотрудников. Автоматизация рассылки информационных писем сотрудникам, позволит проще управлять организацией. Оперативное доведение рабочей информации до сотрудников улучшит и облегчит взаимодействие между подразделениями. 

На основе программы "Документ Плюс" можно автоматизировать различные задачи как для работы внутри организации, так и для взаимодействия со своими партнерами и клиентами.


ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Документ Плюс» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с документами, договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения. 

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.














Все обзоры
print Распечатать


Получить консультацию
Возможности
4 варианта применения программы
2 способа установки программы
Программа "Документ Плюс" предназначена для формирования реестра (журнала) документов и договоров, а также ведения справочника контрагентов (клиентов).  "Документ Плюс" является универсальным программным решением для учета документов и договоров в различных организациях, вне зависимости от количества сотрудников и сферы деятельности. Применение программы "Документ Плюс" позволит организовать эффективный учет документов, договоров и контрагентов, а также поможет повысить эффективность контроля их согласования и исполнения.
Ключевым преимуществом данного решения является простота использования и доступная ценовая политика (разовый платеж, бессрочная лицезия).