Термин «документооборот» может иметь различные определения, одно из которых описывает «документооборот» как деятельность по организации движения документов, включающая этапы создания документов, назначения ответственных лиц, передачи документов исполнителям с последующим контролем завершения исполнения и отправкой документов в архив.  Делопроизводство постоянно развивается как базовая часть управления любой организации, как коммерческой компании, так и государственного предприятия.  Учитывая, что документооборот сопровождает управленческие решения, необходимо настроить эффективный и контролируемый документооборот с применением специализированного программного решения.

 Правила документооборота

Движение документов в организации включает пять базовых этапов:

1. Составление и сверка (согласование) документа до подписания руководством.
2. Утверждение (подписание) документа руководителем.
3. Регистрация документа в соответствующем журнале (реестре), который зависит от типа документа. Документ может быть «внутренним» (кадровый приказ, распоряжение), «внешним» (письмо) и «коммерческим» (договор, соглашение и т.п.) с контрагентом (партнером).
4. Передача документа ответственному лицу на исполнение или отправка сторонней организации, если это внешний документов (договор, письмо, соглашение и т.п.).
5. Контроль исполнения документа со стороны руководства.
6. Передача документа в архив, по завершению процесса исполнения.

Рекомендуется также учитывать т.н. «график документооборота»,  который определяет правила(алгоритм) движения документов между определенными сотрудниками с учетом времени на каждый этап. Например, согласование внутренних документов может проходить через одних сотрудников, а согласование коммерческих договоров согласуется с участием других коллег.  

Правила документооборота должны соответствовать трем рекомендациям:

1. Необходимо стремиться к минимальным затратам времени на движение документа между сотрудниками и отделами.
2. Документ должен передвигаться только между теми отделами и сотрудниками, которые определены правилом.  Например, подробный анализ участников согласования определенного типа договора, может выявиться инстанцию, которую можно исключить из правила, тем самым ускорив процесс согласования.
3. Необходимо классифицировать внутренние и внешние документы по типам. И назначить каждому типу общие правила обработки документа.

Классификация документооборота по способу хранения

Движение и хранение документов может быть организовано одним из трех способов:

1. Централизованный способ. Ведение реестра документов осуществляется одним отделом (или сотрудником) – например, канцелярия, секретариат или бухгалтерия. Такой подход распространен у микро и малых предприятий, в который небольшой поток документов. В данном случае делопроизводством может заниматься руководитель, бухгалтер или кадровый специалист.
2. Децентрализованный способ. Документация распределена между разными отделами. Например, секретариат ответственен только за архив писем (корреспонденции), а отдел закупок за расходные договоры и т.п. Данный способ применяется в крупных организациях.
3. Смешанный вариант. Например, если компания имеет филиальную структуру, то в зависимости от размера филиала  и количества документов может применять один из первых способов. Крупный филиал при наличии разных отделов применяет децентрализованный способ, а в филиале с небольшим количеством сотрудником и маленьким количеством документов контролем документов может заниматься руководитель филиала.

Для повышения эффективности документооборота необходимо стремиться к соблюдению четырех принципов:

1. Четкость передвижения. Бумажные и электронные копии (файлы) документов должны передвигаться между сотрудниками  и отделами без преград. Должны соблюдаться направления в соответствии с правилами.
2. Непрерывное перемещение. Необходимо распределить поток документов между сотрудниками и отделами таким образом, чтобы не было «зависаний» из за перегрузок по объему документов в одной точке.
3. Соблюдение установленных временных рамок. Правила документооборота должны включать требования указывать временной период («от» и «до») обработки документа, при нахождении его у определенного сотрудника или отдела. Например, это особенно актуально в процессе согласования документа, когда он не может «зависать» в одном из отделов. Указание конечной даты согласования поможет контролировать нарушение подобного регламента.
4. Исключение одинаковой работы несколькими участниками. 

Контролируемый документооборот

Движение документов присутствует в любой организации или ИП, вне зависимости от количества сотрудников и сферы деятельности.  На практике, не все руководители уделяют особое внимание контролю над документооборотом. Если в Вашей организации отсутствуют регламенты делопроизводства, то необходимо начать с построения системы контроля, которая должна включать в себя следующие процессы:

• Постановка документов (внутренних и внешних) на контроль.
• Проверка доставки (передачи)  документов от инициатора до исполнителя.
• Анализ движений документов и готовность оперативно менять (пересматривать) сроки исполнения в зависимости от обстоятельств.
• Подведение итогов по согласованию или исполнению документов за определенный период времени. Например, это могут ежемесячные или квартальные отчеты (реестры), сформированные по различным условиям.
• Оперативное уведомление о новых документах и статусе текущих от инициаторов до исполнителей.

Эффективный контроль движения документов обеспечит устойчивое развитие компании. Потери документов, медленный поиск, отсутствие оперативной системы отслеживания статусов отрицательно влияют на деятельность организации.

Контролирующие функции зачастую возложены на руководство или на глав подразделений (отделов). Также это может входить в зону ответственности ведущих специалистов в каждом направлении деятельности. 

Автоматизация документооборота

В дополнение к проработанным регламентам и правилам, регулирующим движение документов, следует переходить на автоматизацию рабочих процессов. Большинство организаций уже применяют специализированное программное обеспечение для формирования реестра документов и контроля исполнения.  Как минимум, хранение сканированных копий бумажных документов и прочих файлов в форматах Word и Excel на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню автоматизации.

Ключевыми преимуществами хранения и обмена электронными копиями документов, вместо «движения» бумаги по сотрудникам, являются безопасность, а также быстрый поиск нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с рабочими документами и их исполнение.

Электронный архив помогает решить следующие проблемы «бумажного делопроизводства»:

- Потеря бумажных документов. Документ может потеряться еще до передачи в архив, а также при длительном хранении существуют риски ухудшения качества бумажного документа.

- Скорость поиска. Например, даже поиск одного документа трехлетней давности среди множества папок и бумаг является трудоемким процессом. Процесс усложняется если речь идет о документах по разным сотрудникам и офисам.

- Хранение бумажных документов. Количество документов существенно увеличивается с каждым годом деятельности организации. Возникает вопрос организации пространства для бумажных архивов.

- Совместная работа над документом. На практике с одним документом могут работать несколько сотрудников (согласователи или исполнители). Движение «бумажного документа» между сотрудниками существенно ниже, чем одновременный доступ к электронной копии.

- Контроль истории изменений документа.  Зачастую приходится корректировать приказы и распоряжения руководителя. Контролировать историю изменений в электронном виде проще чем в бумажном виде.

- Формирование отчетов. Простой пример, как подготовить единый (консолидированный) отчет по множеству бумажных приказов или договоров за разные периоды ? Электронные реестры документов формируются за несколько секунд по необходимым условиям и фильтрам. 

Любой руководитель организации заинтересован в применение удобной программы для учета документов и облегчения работы с документами. Программа для формирования реестра документов и договоров дополняет бумажное делопроизводство. Основными целями такой программы является построение эффективного документооборота, контроль согласования  и исполнения, а также ускорение поиска документов по заданным критериям.